PROCESO

OBJETIVO		ALCANCE
Optimizar los recursos destinados al cumplimiento de viajes laborales, buscando acceder a las mejores condiciones comerciales disponibles en el mercado, reduciendo los desplazamientos innecesarios y promoviendo la elección de alternativas que representen un ahorro para la institución. En la misma línea se buscará asegurar que los colaboradores realicen sus viajes laborales en condiciones seguras y adecuadas, contando con el nivel de servicio y comodidad necesario para el desarrollo de sus actividades.		Todos los viajes y desplazamientos laborales de los colaboradores de sede CREA, ya sea que estén contratados bajo relación de dependencia o brinden servicios profesionales independientes. Se incluye: Todos los viajes solicitados por CREA por motivos laborales, tanto dentro de Argentina como al exterior. Los viajes que se realicen utilizando cualquiera de los medios de transporte disponibles (carretera, ferroviario, marítimo o aéreo) Los gastos generados durante el desarrollo de las actividades laborales en dichos viajes. Algunos ejemplos son jornadas, charlas y capacitaciones . Queda excluida del alcance la gestión de viajes en ocasión de asistencia a la oficina en Semana CREA.
DEFINICIONES		RESPONSABLE DE PROCESO
Viaje imprescindible: No puede sustituirse por reuniones virtuales y es esencial para el cumplimiento de objetivos. Viaje prescindible: Aporta valor y mejora la eficiencia, pero permite considerar como alternativa la comunicación virtual o híbrida buscando priorizar la eficiencia, reducir los costos y el impacto ambiental.

POLÍTICA

Los viajes laborales representan un costo significativo para CREA y deben ser planificados y ejecutados únicamente cuando sean absolutamente necesarios, considerando criterios de eficiencia, sostenibilidad y optimización de recursos. El monto de los gastos de viaje se determinará según el presupuesto y la importancia de la actividad que motiva el mismo.

Es responsabilidad de los Colaboradores hacer un uso honesto y eficiente de los recursos a disposición. Los Líderes de Unidad y/o área analizarán las solicitudes de viajes para determinar su pertinencia, oportunidad y razonabilidad ; además, revisarán con precisión el cumplimiento de esta política las rendiciones de gastos. Por último, el Área de Gestión de Personas comunicará y actualizará esta política y brindará soporte frente a eventualidades o contingencias que pudieran surgir durante los viajes.

Recomendaciones generales para la gestión integral de viajes institucionales:

Considere criterios de eficiencia, sostenibilidad y optimización de recursos distinguiendo entre viajes prescindibles e imprescindibles.
Las solicitudes de viaje deben ser realizadas con la mayor antelación posible para acceder a tarifas más económicas. Las alternativas de viaje seleccionadas por los viajeros se deberán ceñir a la mejor tarifa para el servicio solicitado y la opción de transporte más sostenible, siempre que el tiempo de espera y/o duración del viaje sean razonables.
Siempre que no sea estrictamente necesario, se debe evitar que más de una persona viaje para el mismo propósito. Los acompañantes (por ejemplo, parejas, cónyuges, familiares, socios de negocios, etc.) estarán a cargo y costo del colaborador.
La elección del medio de transporte dependerá del análisis de varios factores: el cuidado de la persona (su seguridad y descanso adecuado), la distancia, la duración estimada del viaje, el lugar de destino y las alternativas disponibles de transporte.
El alojamiento aplica solo en caso de que no sea posible realizar la vuelta en el día a su residencia, por términos de distancia, duración del desplazamiento y horas manejadas.
En concepto de alimentación para viajes nacionales se establecerá un monto máximo diario del 15% del valor del día técnico (excluye el desayuno en caso de que esté incluido en el costo del hotel) y en viajes internacionales el presupuesto será a convenir según destino y condiciones de viaje.

DESCRIPCIÓN | PROCESO :

ACTIVIDAD	RESPONSABLE	DESCRIPCIÓN	REGISTRO
INICIO: Se requiere hacer un viaje laboral
Planificar viajes	Líder de Área	PLANIFICADAS - frecuencia anual: Realice la planificación anual de sus necesidades de viaje, determinando el presupuesto destinado a cubrir los gastos de viaje. Procure asignar un solo colaborador por viaje, evitando redundancias y efectuar viajes imprescindibles únicamente. A DEMANDA: Pedidos puntuales de las regiones Considere que estos pedidos no pueden incluirse en la planificación anual, ya que surgen como respuesta a necesidades o problemáticas específicas de las regiones. Además, no generan impacto presupuestario, dado que son financiados directamente por la propia región que los solicita.	Presupuesto anual de la unidad
Planear el próximo viaje	Colaborador/a que viajará	Por lo menos dos semanas antes del viaje: Determine: Cantidad de días Fecha de salida y de retorno Tipo de alojamiento Medio de transporte* *Nota: Al momento de planear el viaje considere que el uso del vehículo particular será excepcional y sólo se autorizará cuando el transporte público no sea una alternativa razonable o resulte más económico y funcional. Debe contar con seguro vigente, vehículo en buen estado. Debe respetar las normas de tránsito, siendo responsable de cualquier daño derivado de dolo o negligencia. CREA sólo cubrirá daños ocasionados por terceros cuando no exista responsabilidad del colaborador. Se recomienda evitar la conducción en horarios nocturnos.	n/a
Hacer las reservas	Colaborador/a que viajará	Viajes en avión: Realice la reserva con la mayor antelación posible para asegurar tarifas más económicas. Adquiera el ticket en clase turista y considere que el peso del equipaje debe ser acorde a la duración del viaje. Auto de alquiler: Está permitido sólo si es la opción más económica y funcional, previa autorización del líder, y debe ser de clase económica. La elección del rent-a-car se basará en precio, cobertura y calidad del servicio. Alojamiento: Seleccione habitaciones estándar y aconsejamos compartirla con otros colaboradores, siempre que respete el derecho a la seguridad, la privacidad y el bienestar. Seguro de viaje: Para viajes laborales al exterior, contacte a GP para el inicio de la gestión de una cobertura médica internacional. Una vez emitida cargue la constancia en Turecibo.com. Nota: Parte o la totalidad de la gestión de las reservas puede hacerse por alguna de las agencias de viaje con cuenta corriente con CREA. Consulte el listado actualizado. En este caso la presentación de la factura se hace por medio del proceso de pago a proveedores, posteriormente no deberá ser rendido como gasto. Nota: En caso de gastos con proveedores previos al viaje, por ejemplo agencia de autos de alquiler, la presentación de la factura se hace por medio del proceso de pago a proveedores, posteriormente no deberá ser rendido como gasto.	mail
Solicitar viaje y adelanto de dinero	Colaborador/a que viajará	Al menos 7 días antes - solo si es necesario: Ver Pautas para la solicitud y rendición de Anticipos ⚙️ Al menos 7 días antes - de manera obligatoria: Complete el formulario de aviso de viaje 📄. Nota: En caso de no poder realizar el viaje previamente reservado, el colaborador deberá notificarlo a su líder y a Gestión de Personas y proceder a cancelar las reservas. En estos casos, se dejarán sin efecto los anticipos solicitados y no entregados; en el caso de que se hubieran entregado, el colaborador deberá reintegrar la suma que le fue dada como anticipo.	Formulario de aviso de viaje
Notificar a la ART y evaluar seguro	Analista Gestión de Personas	De aviso a la ART tanto para viajes nacionales como para internacionales. Nota: Los colaboradores cuentan con cobertura para los viajes realizados dentro del país, a través de la Aseguradora de Riesgos de Trabajo (ART) para empleados contratados bajo relación de dependencia y una póliza de accidentes personales para los profesionales independientes.	mail
DURANTE EL VIAJE
Solicitar tickets y facturas	Colaborador/a que viaja	Solicite los tickets y facturas como CONSUMIDOR FINAL, consignando su nombre, apellido y DNI. Tenga en cuenta para cada tipo de rubro: -Alojamiento: Revise que los cargos facturados sean los correctos de acuerdo al servicio solicitado antes de retirarse del hotel (check out). Los costos por servicios adicionales (sauna, uso de sala de juegos, deportes, películas, servicio de lavandería, etc.) debe ser facturado y pagado por separado en el cierre de la cuenta del hotel y correrá por cuenta del colaborador. -Alimentación: Los gastos serán reembolsados, siempre que sean razonables y ajustados al destino del viaje. -El uso de servicios de taxi, remís o apps de movilidad está permitido si se conserva el comprobante con fecha para gestionar el reembolso.	Planilla rendición de gastos
Gestionar incidencias	Colaborador/a que viaja	Accidente de trabajo en ámbito nacional e internacional: ver información complementaria ⚙️ Robo de bienes y valores En la eventualidad de extravío o sustracción de bienes de CREA efectúe la denuncia policial –en caso de corresponder- e informe por mail del hecho a la unidad de Administración, Finanzas y TIC con un detalle de los bienes extraviados o sustraídos, para su oportuna reposición.	mail
CONCLUIDO EL VIAJE
Rendir gastos	Colaborador/a que viaja	Envíe por mail al Analista de AFTIC los gastos a autorizar, con copia al Líder de la Unidad. Detalle los gastos realizados y presente los tickets digitalizados. Si utilizó su tarjeta de crédito personal para cubrir total o parcialmente los gastos de viaje, deberá presentar todos los tickets y comprobantes junto con el resumen de la tarjeta - para reintegro de impuestos en el caso de que sea un viaje al exterior - y la planilla de Rendición de gastos 📄 En caso de que utilice su propio vehículo, cumpla con Proceso de rendicion de Kms y Peajes.pdf⚙️ Exclusiones: -Multas o accidentes por incumplimiento de normas de tránsito. -Los costos por servicios adicionales a la reserva de la habitación, a excepción de cocheras. -Gastos originados por el consumo de bebidas alcohólicas. -Los gastos de viajes de acompañantes.	mail
Revisar y autorizar gastos	Líder a cargo / Analista AFTIC	Revise los gastos presentados en el correo y autorice los correspondientes. En caso de consumos cuestionables o presencia de gastos que infrinjan la política de viajes, deberá controlarlos junto con AFTIC, AFTIC confecciona un informe en caso de confirmar irregularidades y comparte el caso con GP.	mail
Registrar y gestionar gastos	Analista AFTIC	En caso de haber habido adelanto de dinero: Verifique que los gastos presentados sean lógicos y correspondientes al tipo de viaje (especialmente si el monto gastado excedió el anticipo) Si no hubo adelanto: Debe proceder con este paso únicamente si el Líder a Cargo ya revisó y aprobó los consumos. Tenga en cuenta que si el anticipo excede el gasto, el dinero que no haya sido utilizado será reintegrado en la misma moneda en que le fue entregado. Caso contrario, el dinero será reintegrado por CREA en pesos argentinos.	Sistema AFTIC
FIN

EVOLUTIVOS:

VERSIÓN

FECHA

APROBADO POR

26/09/2025

Líder de unidad Administración, finanzas y tecnologías de información y comunicaciones

Líder de Gestión de Personas