PROCESO
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1. OBJETIVO |
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2. ALCANCE |
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Garantizar que las decisiones y acuerdos queden documentados de manera clara, precisa, sintética y accesible, cumpliendo con las exigencias estatutarias y legales. Asegurar la transparencia, la trazabilidad y la disponibilidad de la información, promoviendo actas organizadas por tema que faciliten su consulta y uso en futuros procesos de decisión. |
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Actas surgidas de la Comisión Directiva. Excluye el acta de distribución de cargos a tratar en semana CREA de junio. |
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3. DEFINICIONES |
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4. RESPONSABLE DE PROCESO |
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Timestamp: referencia temporal que indica un punto específico dentro de un contenido audiovisual, expresada en formato de tiempo. Permite identificar, segmentar y acceder directamente a secciones concretas mediante hipervínculos. |
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Secretario |
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
REGISTRO
INICIO
ANTES DE LA COMISIÓN
1. Preparar el formato de acta
Asistente de Dirección
Prepare el acta precargando en una copia del modelo:
● Fecha
● Órgano
● Participantes esperados
● Orden del día
Coloque el número de orden, correlativo a la reunión anterior
Poner a grabar la reunión en zoom
DURANTE LA COMISIÓN
2. Registrar quórum
Asistente de Dirección
Actualice el acta dejando asentados solo los asistentes a la reunión.
No es necesario hacer distinciones entre asistentes virtuales y presenciales.
ACTA 3. Capturar hitos Asistente de DirecciónRegistre los siguientes tópicos, registrando su naturaleza (informar, enriquecer y decidir) tomando nota de la hora en que comienza a tratarse cada uno: 1- Cambios de tema según la orden del día, por ejemplo:“9:05 – Presupuesto”“9:10 - Proceso de representantes” 2-Decisiones:9:10 Se aprueba X, Se acuerda Y9.15 Se aprueba M, se acuerda L Registre también si fueron aprobadas por unanimidad o mayoría, si existieron cambios de posición.En caso de no haberse aprobado, registre el compromiso suscitado, por ejemplo: se evalúan ciertos puntos y se vuelve a presentar en la próxima CD. Marque la hora de receso, reapertura y cierre. Nota: No es necesaria la toma de notas extensas, ya que post reunión con ayuda de la IA se registrará lo acontecido de manera exhaustiva.
ACTA
DESPUÉS DE LA REUNIÓN
4. Publicar el video
Asistente de Dirección
Descargue la grabación desde zoom Acceda a youtube studio y publique la grabación oculta al público en general. El video deberá nombrarse con esta estructura: “NO COMPARTIR NI DIFUNDIR - COMISIÓN DIRECTIVA - FECHA”
Canal de Youtube CREA
5. Hacer análisis asistido por IA
Asistente de Dirección
Cargue la reunión en el asistente de IA lo que permitirá contar con:●Transcripción completa●Puntos clave y resumen ●Decisiones●Timestamps asociados con cada punto
ACTA
6. Verificar y generar acta
Asistente de Dirección
Verifique el resumen de reunión asistido por IA y con los hitos capturados durante la reunión genere la versión final. Debe contemplar todos los puntos obligatorios de registro: asistentes, puntos abordados, decisiones tomadas en votación y si fueron por unanimidad o mayoría, posiciones expuestas, compromisos. Genere timestamps vinculadas al video publicado en Youtube; para esto: ●Entrar a YouTube Studio●Seleccionar el video●Ir al menú izquierdo → Contenido●Hacer clic sobre el video que querés editar●En la pestaña detalles, bajar hasta el campo descripción y escribir los timestamps manualmente, usando el formato mm:ss, comenzando por 00:00●Guardar los cambios. Coloque las timestamps en el documento del acta: ●Abrir el video en YouTube●Pausar en el minuto exacto●Clic derecho sobre el video, “Copiar URL del video en el minuto actual”●Pegar el link en el documento
ACTA
7. Finalizar el acta
Asistente de Dirección
Exporte el Acta Digital en formato PDF y almacénela en una carpeta junto al video, audio y presentaciones asociadas según la lógica SEMANA CREA>FECHA
ACTA
8. Enviar a revisión
Asistente de Dirección
Comparta para su validación el acta de comisión al secretario / director ejecutivo. Si hay revisiones, se hacen los ajustes necesarios hasta su versión final
ACTA
9. Poner a consideración el acta
Asistente de Dirección
EN EL ENVÍO DE LA ORDEN DEL DÍA DE LA PRÓXIMA COMISIÓN DIRECTIVASometa a consideración el acta de la Comisión Directiva.En dicha instancia, los miembros podrán solicitar:● Correcciones de forma (errores, omisiones o ajustes de redacción).● Aclaraciones de contenido (cuando algún punto no refleje con fidelidad lo tratado o resuelto).
10. Asentar en formato físico
Asistente de Dirección
Envíe el pdf del acta y entregue el libro físico al centro de copiado . Solicite la firma del Secretario y firma el Presidente y asambleístas en las actas que contengan presentación de memorias del año y pedidos especiales por convenio. Este tipo de actas se debe copiar y firmar luego de la reunión. Para el resto de las actas el copiado puede hacerse periódicamente, no es necesario hacerlo inmediatamente después de cada Comisión Directiva.
Libro de actas
FIN
7. EVOLUTIVOS
VERSIÓN
FECHA
APROBADO POR
1.0
26/03/2026
Director Ejecutivo