1.   OBJETIVO

2.   ALCANCE

Diseñar un Plan de Comunicación que garantice la mejor experiencia para el cliente, definiendo la audiencia objetivo, los mensajes clave, los canales adecuados y el cronograma estimado de lanzamiento de cada pieza de difusión.

Todos los planes de comunicación necesarios para la instalación, promoción y cobertura de EVENTOS REGIONALES,  EVENTOS DE ÁREA y de PROYECTOS, tanto abiertos al público general como exclusivos CREA; excluye EVENTOS NACIONALES y EVENTOS REGIONALES de regiones que posean su propio Equipo de Comunicación. 

3.   DEFINICIONES

Evento regional: reunión, jornada de actualización técnica, ensayo o congreso organizado por una o más regiones CREA, que puede ser abierto al público o cerrado a la red CREA

Evento de área / proyecto: Evento organizado por una o más áreas / proyectos de Sede CREA, puede ser abierto al público o cerrado a la red CREA

Contenido: propuesta de entregables contemplados dentro del plan de comunicación

Plan de Comunicación: documento que centraliza y calendariza las acciones de comunicación necesarias para contribuir con la instalación, cobertura y difusión exitosa del evento.

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN

REGISTRO

INICIO

 Necesidad de apoyo comunicacional para un EVENTO REGIONAL / EVENTO DE ÁREA / PROYECTO

1. Formalizar  el pedido de comunicación

Coordinador/a Secretario/a 

de una región

Analista de Área

Para eventos regionales: 

Con al menos: 

• 4 meses de anticipación para Eventos técnicos

• 6 meses de anticipación para Congresos regionales

• 2 meses de anticipación para Ensayos

Para eventos de área: 

• 2 meses de anticipación

al evento declarado en el cronograma general, comunicar el pedido por mail incluyendo: 

-Detalles, características del evento: fecha, temario, lugar, horario, imagenes ilustrativas 

-Público (abierto o cerrado) 

-Presupuesto disponible.

En caso de que el requerimiento sea por whatsapp, semana CREA o mediante una reunión, se deberá emitir el mail para formalizar la solicitud. 

Nota: Excluye eventos nacionales o generales. En este caso, consulte el MANUAL DEL CONGRESO

Nota: excluye formularios de inscripción. En este caso, se deriva a Desarrollo institucional. 

Nota: si la fecha del cronograma general cambia, deberá actualizar el calendario. 

Mail 

Cronograma

2. Analizar pedido y efectuar  propuesta

Analista de Comunicación

Evacuar todos los requerimientos del solicitante: 

• Relevar y entender el tipo de mensaje a difundir y a la audiencia a la que se quiere alcanzar.

• Evaluar la dimensión del evento para calibrar esfuerzos y definir el contenido a producir. Si el pedido es de un formato específico, coordinar una reunión para validar el requerimiento y la necesidad. 

Consolidar una carpeta en Google Drive bajo la estructura región / área - nombre del evento. 

Priorizar el requerimiento según la fecha del evento y su relevancia. 

En caso de que el evento sea ABIERTO AL PÚBLICO, sumar el plan de comunicación con los siguientes puntos: 

-FECHA

-MENSAJE

-AUDIENCIA

-ACCIÓN/PIEZA

-CANAL DE DIFUSIÓN

-RESPONSABLE

-ESTADO

-COMENTARIOS

En caso de que el evento sea ABIERTO AL PÚBLICO, sumar a la Editora y a la Community Manager a la cadena y si es necesario, a la Responsable de Comunicación Institucional y Prensa.

Drive

Trello 

Plan de Comunicación 

3. ¿Se resuelve con recursos internos?

Analista de Comunicación

Si, avanza internamente: en el caso de que el plan contenga flyers y placas.

No, se terceriza: en el caso de que el plan contenga placas animadas, videos, etc. 

n/a

3.1 Tercerizar la producción

Analista de Comunicación

Armar el brief del contenido. Solicite presupuesto a la cartera de proveedores.

Elegir el proveedor más conveniente por adecuación de la propuesta y el costo. 

Mail

Drive

3.2 Comunicar costo de la propuesta

Analista de Comunicación

Comunicar al solicitante el monto total de la propuesta con detalle de cómo está compuesto.

mail

3.3 Definir si ejecuta la propuesta 

Coordinador/a Regional

Si el pedido proviene de Regiones CREA

Acordar el presupuesto definido y disponible, decidir y comunicar si aprueba total, parcialmente o rechaza la propuesta. 

Mail

Responsable de Comunicación y Prensa

Si el pedido proviene de las Áreas / Proyectos

Acordar el presupuesto definido y disponible, decidir y comunicar si aprueba total, parcialmente o rechaza la propuesta.  En caso de rechazar, redefine las piezas. 

4. Producir el contenido

Analista de Comunicación

Diseñadora de imagen institucional

Diseñadora Gráfica

Editor/a

Community Manager

Producir el contenido necesario para cumplir con el Plan de Comunicación. 

Almacenamiento de Canva - 

Google Drive del proyecto

5. Enviar la propuesta

Analista de Comunicación

Enviar por mail al presidente del Congreso o al solicitante las piezas para su conocimiento, análisis y aprobación. 

Nota: el contenido podría incluir información sobre aliados participantes (ejemplo, sponsors).

Mail 

6. Dar conformidad

Presidente del Congreso

Coordinador/a Secretario/a 

de una región

Analista de Área

Confirmar si el contenido compartido es correcto. Para poder dar margen a correcciones, contestar el correo como máximo en estos plazos: 

-placas para evento: 72h hábiles antes del evento

-video apertura: siete días hábiles antes del evento

-flyers: 72h hábiles antes del lanzamiento de esta pieza. 

Mail

7. Ajustar versión final y compartir 

Analista de Comunicación

Finalizar y compartir el contenido según las observaciones de los aprobadores. 

Drive

Mail

Transcurre el evento

8. Compartir resultados

Analista de Comunicación

Consolidar un informe con los resultados de Comunicación del Evento. 

Compartir con el Solicitante y el Equipo de Comunicación.

Mail

FIN

VERSIÓN

FECHA

APROBADO POR

1.0

02/07/2025

 Lorena Prenol | Líder de COM